عشرة أسئلة تجيب عنها قبل تكليف بناء برنامج: قائمة عبدالقادر وهيبة لأصحاب الأعمال
قبل أن تطلب من أي جهة بناء برنامج لمنشأتك، أجب كتابةً عن عشرة أسئلة: ما المشكلة التي تحلّها وكم تكلّفك اليوم؛ ومن يملك النتيجة؛ وكيف يجري العمل الآن؛ ومن سيستخدم النظام؛ وما الذي ستتوقف عن فعله؛ وهل يغطي منتج جاهز الحاجة أصلًا؛ وبماذا يجب أن يتصل؛ وأي القواعد تنطبق؛ وكيف يبدو النجاح؛ وكم تستطيع أن تنفق على بنائه وتشغيله.
هذه هي الأسئلة التي يوصي عبدالقادر وهيبة (Abdulqader Wahiba)، مؤسس «ذوات» ورئيسها التنفيذي، كلَّ صاحب عمل بالإجابة عنها قبل أن يتحدث إلى أي مطوّر، و«ذوات» من بينهم. لا يحتاج أيٌّ منها إلى معرفة تقنية، لكن كلًّا منها يغيّر السعر، أو المدة، أو قرار البناء نفسه.
الجواب المختصر
- صفحتان من الإجابات الصادقة توفّران عليك أكثر مما توفّره أي مفاوضة على أسعار الساعات.
- السؤالان الأولان هما الأهم: مشكلة معروفة الكلفة، وشخص واحد داخل المنشأة يملك النتيجة.
- إن كان منتج جاهز يغطي معظم الحاجة، فاشترِه، وأنفق على الإعداد والتكامل بدل البناء.
- أعطِ كل مورّد الإجابات نفسها؛ فهي الطريقة الوحيدة لمقارنة عروضهم بإنصاف.
- المورّد الذي لا يسأل عن هذه الأمور أبدًا يخبرك مسبقًا كيف سيسير المشروع.
1. ما المشكلة التي نحلّها، وكم تكلّفنا الآن؟
اكتب المشكلة في جملة واحدة دون أن تسمّي حلًّا. «الطلبات تُعاد كتابتها من واتساب إلى النظام المحاسبي، وفي نحو طلب من كل عشرين خطأ» مشكلة. أما «نحتاج إلى تطبيق» فحلٌّ يبحث عن مشكلة.
ثم ضع لها كلفة تقريبية: ساعات أسبوعية، وعدد الأشخاص، وأخطاء شهرية، ومبيعات ضاعت بسبب بطء الرد. ويطلب دليل المشاريع الرقمية في حكومة المملكة المتحدة من الفرق أن تفهم كم تكلّف المشكلة حاليًا قبل بناء أي شيء. ويكفي نطاق تقريبي؛ فدونه لن تعرف هل العرض الذي أمامك غالٍ أم رخيص.
2. من داخل المنشأة يملك النتيجة؟
سمِّ شخصًا واحدًا يملك صلاحية القرار ووقتًا لاتخاذه بسرعة. ليس مسؤول تقنية المعلومات تلقائيًا، وليس لجنة. ومالك النتيجة في الغالب هو من يدير الإجراء الذي سيتغير.
والمشاريع التي تفتقد هذا الشخص تنحرف؛ فالأسئلة تنتظر أسبوعًا قبل أن يُجاب عنها، والمورّد يملأ الفراغ بافتراضاته. ولهذا يضع مقال لماذا تفشل مشاريع ERP وCRM هذا القرار أولًا.
3. كيف يجري العمل اليوم، وما الذي سنغيّره حتى دون برنامج؟
امشِ خطوة بخطوة في الإجراء مع من يؤدّونه، ومعه الاستثناءات: الطلب الذي يحتاج موافقة المدير، والعميل الذي يدفع على دفعتين، والتقرير الذي يُعاد بناؤه يدويًا كل خميس. ويعرض مقال ارسم سير العمل قبل أن تشتري البرنامج طريقة بسيطة لذلك.
ثم اسأل: ما الذي كنت ستحذفه أو تبسّطه لو لم يكن البرنامج موجودًا؟ فكل خطوة تُحذف قبل البناء خطوةٌ لا يدفع أحد لأتمتتها.
4. من سيستخدمه، وعلى أي أجهزة، وبأي لغات؟
اسرد المستخدمين حسب أدوارهم: موظفون على مكاتبهم، وسائقون على هواتفهم، وعملاء على أجهزتهم الخاصة، ومدير يعتمد الطلبات من خارج البلاد. وكلٌّ منهم يغيّر ما سيُبنى. وإن كان موظفوك وعملاؤك يعملون بالعربية والإنجليزية، فقلها الآن؛ فالبرنامج ثنائي اللغة يُبنى كذلك من الشاشة الأولى ولا يُترجم في النهاية، كما يشرح مقال بناء برمجيات ثنائية اللغة.
5. ما الذي سنتوقف عن فعله يوم الإطلاق؟
هذا هو السؤال الذي يتخطاه أصحاب الأعمال ثم يندمون عليه. فإن بقي جدول البيانات القديم ومجموعة واتساب والنموذج الورقي كلها إلى جانب النظام الجديد، صار موظفوك يؤدّون العمل مرتين. فقرّر مسبقًا ما الذي سيتقاعد، وفي أي تاريخ.
6. هل يغطي منتج جاهز معظم هذه الحاجة؟
تحقّق قبل أن تطلب أي شيء مخصص. فالمحاسبة والرواتب ونقاط البيع والمتاجر الإلكترونية تخدمها منتجات شراؤها أرخص من بنائها. ومبدأ «ذوات» المنشور صريح في ذلك: إن غطّى منتج جاهز المتطلب، فقلها بوضوح، حتى لو كان البناء المخصص سيعني عقدًا أكبر. ويشرح مقال هل تبني نظام ERP أم تشتريه؟ كيف تقرر.
ويستحق البرنامج المخصص كلفته حين يكون إجراؤك مختلفًا فعلًا، أو حين يربط عدة أنظمة بطريقة لا يقدّمها أي منتج.
7. بماذا يجب أن يتصل، وأين تعيش بياناتنا اليوم؟
اسرد كل نظام يجب أن يتبادل معه النظام الجديد البيانات: المحاسبة، وبوابة الدفع، وواتساب للأعمال، وموقعك الإلكتروني، وأي بوابة حكومية. فالتكاملات كثيرًا ما تكون أكبر محرّك منفرد للكلفة، كما يشرح مقال كم تكلّف البرمجيات المخصصة فعلًا.
ثم اسرد أين توجد بيانات اليوم ومدى نظافتها. فعشر سنوات من سجلات العملاء موزّعة على ثلاثة جداول بتهجئات مختلفة مشروعٌ قائم بذاته، يتناوله مقال نقل بياناتك إلى النظام الجديد.
8. أي القواعد تنطبق؟
ثلاث قواعد تظهر في كل نظام أعمال تقريبًا في عُمان:
- البيانات الشخصية: إن احتفظ النظام ببيانات عن العملاء أو الموظفين، انطبق قانون حماية البيانات الشخصية. ويسرد مقال ما الذي يغيّره قانون حماية البيانات في أنظمتك آثاره العملية.
- الفوترة الإلكترونية: إن أصدر النظام فواتير، فيجب أن يكون جاهزًا لبرنامج الفوترة الإلكترونية في عُمان. راجع مقال ما الذي تتطلبه «فوترة» من أنظمتك.
- السجلات: توجب المادة 70 من قانون ضريبة القيمة المضافة حفظ الفواتير الضريبية والسجلات المحاسبية عشر سنوات بعد نهاية السنة الضريبية التي قُدّم عنها الإقرار، وخمس عشرة سنة للعقارات. وأي نظام تبنيه يجب أن يُبقيها مقروءة طوال هذه المدة.
9. كيف يبدو النجاح بعد عام، بأرقام نتابعها أصلًا؟
اختر مقياسين أو ثلاثة تجمعها بالفعل، لتقارن قبل وبعد: أيام إصدار الفاتورة، والطلبات التي يعالجها كل موظف، والأخطاء الشهرية، ووقت الرد على العميل. وتجنّب مقاييس تحتاج إلى إجراء جديد لجمعها. فإن لم يمكن قياس أي شيء، ظلّت قيمة المشروع موضع جدال إلى الأبد.
10. كم نستطيع أن ننفق على بنائه، وعلى تشغيله خمس سنوات؟
أعطِ المورّدين نطاقًا للميزانية. فهذا ليس ضعفًا في التفاوض، بل الطريقة الوحيدة للحصول على عروض مفصّلة على ما تستطيعه. وخطّط لما بعد الإطلاق: الاستضافة، والدعم، والتحديثات الأمنية، والتغييرات مع تحرّك منشأتك. ويوضح مقال ما الذي يغطيه عقد الصيانة والدعم مما تتكون كلفة التشغيل.
ماذا تفعل بالإجابات
ضعها في موجز لا يتجاوز صفحتين، وأعطِ الموجز نفسه لكل مورّد تتحدث إليه. وأسئلتهم المرتدّة ستخبرك الكثير: فالمورّد الذي يسأل عن استثناءاتك وبياناتك وقائمة ما سيتوقف يفكّر في منشأتك، والذي يسعّر من الموجز دون سؤال واحد يسعّر تخمينًا. ويتناول مقال كيف تختار شريكًا برمجيًا في عُمان ما تسألهم عنه في المقابل.
| السؤال | إن لم تستطع الإجابة بعد |
|---|---|
| 1. المشكلة وكلفتها | قِس أسبوعًا واحدًا من الإجراء الحالي |
| 2. المالك | لا تبدأ قبل تسمية أحد |
| 3. الإجراء اليوم | ارسمه مع الموظفين الذين يؤدّونه |
| 4. المستخدمون واللغات | اسرد الأدوار لا الأسماء |
| 5. ما الذي سيتوقف | قرّر قبل البناء لا بعده |
| 6. المنتج الجاهز | جرّب منتجين أولًا |
| 7. الاتصالات والبيانات | احصر الأنظمة وجداول البيانات |
| 8. القواعد | اسأل: هل يحفظ بيانات شخصية؟ هل يصدر فواتير؟ |
| 9. النجاح | اختر مقاييس تجمعها أصلًا |
| 10. الميزانية | حدّد نطاقًا يشمل خمس سنوات من التشغيل |
ملاحظة من عبدالقادر وهيبة: إن لم تستطع الإجابة إلا عن ثلاثة من هذه الأسئلة، فأجب عن الأول والثاني والخامس. فمشكلة حقيقية، ومالك يملك الصلاحية، وقرار بما سيتوقف، أثمن من أي قائمة مزايا.
أسئلة شائعة
هل أحتاج إلى الإجابات العشر كلها قبل أن أتحدث إلى مطوّر؟ لا. فالأول والثاني والخامس هي الحد الأدنى، ومرحلة استكشاف جيدة ستساعدك في البقية. ويشرح مقال مرحلة الاستكشاف ما يجب أن تخرج به.
هل أعطي الموجز نفسه لعدة مورّدين؟ نعم. فالموجز الموحد هو ما يجعل عروضهم قابلة للمقارنة، فتعكس فروق الأسعار عندها اختلافًا في النهج، لا اختلافًا فيما افترضه كل مورّد.
ماذا لو لم أستطع وضع رقم لكلفة المشكلة؟ قدّرها مما لديك: الساعات الأسبوعية مضروبة في عدد الأشخاص، والأخطاء الشهرية، والشكاوى، والمدفوعات المتأخرة. فالنطاق التقريبي أفضل بكثير من لا شيء.
من يكتب الإجابات؟ الشخص الذي يملك النتيجة، مع الموظفين الذين يؤدّون العمل يوميًا. فالإجابة التي تكتبها الإدارة وحدها تفوّت عادةً الاستثناءات التي تقرر هل سيُستخدم النظام أم لا.
ماذا لو غطّى منتج جاهز معظم ما نحتاجه؟ اشترِه، وأنفق ميزانيتك على الإعداد والتكامل والتدريب. فالبرنامج المخصص يستحق كلفته فقط حين يكون إجراؤك مختلفًا فعلًا.
المصادر: دليل الخدمات في حكومة المملكة المتحدة — كيف تعمل مرحلة الاستكشاف · قانون ضريبة القيمة المضافة الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 121/2020، المادة 70
تريد من يراجع إجاباتك معك؟ تبني «ذوات» البرمجيات المخصصة للمنشآت في عُمان والخليج، وتناقش موجزك معك قبل أن يقترح أحد أي بناء. احجز مكالمة.