مرحلة الاستكشاف: ما الذي تتوقعه قبل بناء أي برنامج

مرحلة الاستكشاف عمل قصير مدفوع يسبق بناء أي برنامج. ومهمتها أن تفهم المشكلة، والأشخاص الذين يعيشونها، والقيود، والبيانات، ثم أن تقرر هل يُبنى شيء أصلًا، وإن كان، فماذا. ويجب أن تنتهي بخرائط للإجراءات، وقائمة بالمستخدمين وحاجاتهم، والقيود، وتقييم للبيانات، وخيارات مع توصية، ونطاق للنسخة الأولى، وتقدير على شكل نطاق. وقد تنتهي أيضًا بنصيحة التوقف.

ويفتتح دليل الخدمات في حكومة المملكة المتحدة، وهو من أوضح الأدلة العامة لهذه الممارسة، بالمبدأ: قبل أن تلتزم ببناء خدمة، عليك أن تفهم المشكلة التي يجب حلّها. وهو بالوضوح نفسه في رسم الحد: لا ينبغي أن تبدأ بناء خدمتك أثناء مرحلة الاستكشاف.

الجواب المختصر

• الاستكشاف بحث واتخاذ قرار، لا تصميمٌ لكل شاشة، ولا اجتماع مبيعات مجاني.
• يجب أن ينتج مخرجات تملكها وتستطيع تسليمها لمورّد آخر.
• التوقف، أو شراء منتج جاهز، أو إصلاح الإجراء بدل البناء، نتائج مشروعة.
• اشترِه بأتعاب ثابتة، لمدة ثابتة، بمخرجات مسمّاة.
• احكم عليه باختبار واحد: هل يستطيع مورّد كفء آخر أن يسعّر البناء من مخرجاته؟

ما الغرض من الاستكشاف

معظم مشاريع البرمجيات المخيبة للآمال بُنيت على افتراضات لم يتحقق منها أحد: عمّا يفعله المستخدمون، وكيف تبدو البيانات، وماذا يتطلب القانون، وأي نظام يحمل الحقيقة. والاستكشاف يتحقق منها ما دام تغيير رأيك رخيصًا.

ويسرد الدليل البريطاني ما يجب تعلّمه: مستخدموك وما يحاولون إنجازه؛ والقيود التي ستواجهها، بسبب التقنية أو التشريعات مثلًا؛ وفرص التحسين. ويسمّي القيود المعتادة: التشريعات، والعقود، والتقنيات القديمة، والإجراءات والأنظمة القائمة. وفي المنشأة العُمانية تنطبق القائمة نفسها، مع خصوصيات محلية مثل الفوترة الإلكترونية وحماية البيانات الشخصية.

ويطلب الدليل أيضًا من الفرق أن تفهم كم تكلّف المشكلة حاليًا. فدون هذا الرقم لا يستطيع أحد أن يقول هل يستحق الحل ثمنه.

ما الذي يجب أن يسلّمه الاستكشاف

المخرج	لماذا تحتاجه	كيف يبدو الجيد منه
خرائط الإجراءات الحالية والمقترحة	تُظهر أين يذهب الوقت والأخطاء	مرسومة مع الموظفين الذين يؤدّون العمل، وتشمل الاستثناءات
المستخدمون وحاجاتهم	تحدد ما يُبنى ولمن	أدوار ومهام وأجهزة ولغات، مستخلصة من مقابلات
القيود	تمنع المفاجآت المتأخرة	حدود قانونية وتعاقدية وتقنية وبياناتية، مسمّاة
تقييم البيانات	نقل البيانات كثيرًا ما يكون الكلفة الخفية	مصادر مسرودة، وعيّنة من جودتها، ومسؤولون مسمّون
قائمة التكاملات	التكاملات تحدد الكلفة والمخاطر	كل نظام، وما يتدفق في كل اتجاه، وطريقة الاتصال
الخيارات	قد لا يكون البناء هو الحل	لا شيء، أو إصلاح الإجراء، أو الشراء، أو التكامل، أو البناء
التوصية	الغاية من التمرين كله	خيار واحد بأسبابه ومقايضاته
نطاق النسخة الأولى	يُبقي البناء صغيرًا ومفيدًا	ما يدخل، وما ينتظر، ولماذا
تقدير على شكل نطاق	يتيح لك التخطيط والميزانية	نطاق بافتراضاته، لا تاريخ واحد
مقاييس النجاح	تتيح لك الحكم على النتيجة	مقياسان أو ثلاثة تستطيع جمعها أصلًا

ويتناول مقالا رسم سير العمل وكتابة متطلبات البرنامج اثنين من هذه المخرجات بعمق.

كم يستغرق

يقول الدليل البريطاني إنه لا توجد مدة محددة للاستكشاف، لكن ما بين 4 و8 أسابيع هو المعتاد. وهذا الرقم مأخوذ من الخدمات الحكومية، وكثير منها كبير ومتعدد الجهات. فنظام أعمال مركّز في قسم واحد مع بضعة تكاملات قد يحتاج أقل، ومنصة على مستوى الشركة كلها قد تحتاج أكثر. وقاعدة الدليل نفسه أفضل من أي رقم: دع غرض الاستكشاف يحدد المدة التي تقضيها فيه.

التوقف نتيجة مقبولة

أثمن جملة في الدليل البريطاني هي هذه: التوقف في نهاية مرحلة الاستكشاف ليس فشلًا إذا أظهر البحث أنه الخيار الأفضل. ويضيف: بل ستوفّر وقتًا ومالًا يمكن إنفاقهما على نحو أفضل في مكان آخر.

فالاستكشاف الذي لا يمكن أن ينتهي إلا بالبناء ليس بحثًا. ومن النتائج الصادقة الشائعة: أن الإجراء يحتاج إلى تغيير قبل أي برنامج، أو أن منتجًا جاهزًا يغطي الحاجة، أو أن تكاملًا بين الأنظمة القائمة يحلّ معظمها، أو أن المشكلة تكلّف أقل من أي حل.

امتلك المخرجات

تأكد أن العقد ينص على أن مخرجات الاستكشاف ملكك: الخرائط، والنتائج، وتقييم البيانات، والنطاق، والتقدير. ويجب أن تكون حرًّا في حملها إلى مورّد آخر للحصول على عرض منافس، أو في وضعها جانبًا لعام كامل.

«الاستكشاف الذي لا تستطيع حمله إلى مورّد آخر ليس استكشافًا، بل القسط الأول من صفقة بيع. ادفع ثمنه منفصلًا، وامتلك ما ينتجه، واحتفظ بحقك في المغادرة.» — عبدالقادر وهيبة، مؤسس «ذوات» ورئيسها التنفيذي

ويبدأ النهج المنشور لـ«ذوات» بالطريقة نفسها؛ فخطوته الأولى، «الاستكشاف»، موصوفة بأنها رسم إجراءاتك ومستخدميك وأهدافك في خارطة طريق تقنية واضحة، قائمة على متطلبات حقيقية لا على افتراضات.

من يجب أن يشارك

• مالك النتيجة، الذي يتخذ القرارات ويستطيع أن يقول «لا».
• الموظفون الذين يؤدّون العمل، ومنهم أصحاب الجداول الخاصة.
• المالية وتقنية المعلومات، للميزانيات والأنظمة وصلاحيات الوصول.
• فريق المورّد: من يجري المقابلات ويرسم الإجراءات، ومن يصمم، ومهندس يستطيع الحكم على المخاطر التقنية. فالاستكشاف الذي يديره موظفو المبيعات وحدهم سيوصي بما يبيعونه.

وخطّط لوقت موظفيك؛ فالمقابلات وورش العمل والوصول إلى البيانات هي المدخلات التي تحدد سرعة الاستكشاف.

كيف تشتري مرحلة استكشاف

يقترح عبدالقادر وهيبة أن يُحكم على أي استكشاف باختبار واحد: هل يستطيع مورّد كفء آخر أن يسعّر البناء من مخرجاته؟ وهذه البنود الخمسة تجعل ذلك ممكنًا:

1. أتعاب ثابتة ومدة ثابتة، مع سرد المخرجات في العقد.
2. وصول متفق عليه مسبقًا: أي الموظفين، وأي البيانات، وأي الأنظمة.
3. مراجعة في المنتصف لتأكيد الاتجاه وتعديل الأسئلة.
4. عرض ختامي بالتوصية، تتبعه الوثائق.
5. عدم الالتزام بالمتابعة، منصوصًا عليه كتابةً.

علامات حمراء

• عرض الاستكشاف يسمّي الحل وسعره مسبقًا.
• لا أحد يطلب التحدث إلى الموظفين الذين يؤدّون العمل.
• المخرجات عرضُ شرائح لا تستطيع تسليمه لأحد.
• كل خيار في التقرير النهائي يقود إلى البناء الكبير نفسه.
• المورّد يعرض الاستكشاف «مجانًا» بشرط أن توقّع على البناء.

---

أسئلة شائعة

كم يجب أن تكلّف مرحلة الاستكشاف؟ لا يوجد رقم معياري؛ فالأمر يتوقف على عدد الإجراءات والأقسام والأنظمة المعنية. فاحكم على السعر بالمخرجات، وبكلفة بناء الشيء الخطأ. والأتعاب الثابتة مقابل مخرجات مسرودة تجعل مقارنة العروض سهلة.

هل نتخطى الاستكشاف في مشروع صغير؟ في عمل صغير مفهوم جيدًا، قد تكفي ورشة قصيرة وموجز مكتوب. أما في أي شيء ستعتمد عليه عملياتك، فتخطّي الاستكشاف ينقل عدم اليقين إلى مرحلة البناء، حيث يكون أغلى.

من يملك وثائق الاستكشاف؟ أنت، ويجب أن ينص العقد على ذلك. وامتلاكها يعني أنك تستطيع استخدامها للحصول على عروض منافسة للبناء، أو الرجوع إليها لاحقًا.

ماذا يحدث بعد الاستكشاف؟ أنت تقرر: التوقف، أو الشراء، أو التكامل، أو البناء. فإن بنيت، صار نطاق النسخة الأولى والتقدير أساس عقد البناء، ويُحسَّن التقدير كلما اكتملت المتطلبات.

هل الاستكشاف هو نفسه كتابة وثيقة المتطلبات؟ لا. فالمتطلبات أحد مخرجاته. والاستكشاف يقرر أيضًا هل يُبنى شيء أصلًا، وماذا تحوي النسخة الأولى، قبل أن يفصّل أحد كل متطلب.

---

المصادر: دليل الخدمات في حكومة المملكة المتحدة — كيف تعمل مرحلة الاستكشاف

تفكر في نظام وتريد فهم المشكلة قبل أن يسعّر أحد؟ يبدأ نهج «ذوات» في البرمجيات المخصصة وأنظمة الأعمال بخطوة «الاستكشاف»، ليُسعَّر البناء على ما تحتاجه فعلًا. احجز مكالمة.